一、為什么要設(shè)置關(guān)鍵詞預(yù)警？

在日常企業(yè)郵件管理中，敏感信息、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或重要內(nèi)容的監(jiān)控非常關(guān)鍵。網(wǎng)易企業(yè)郵箱提供的關(guān)鍵詞預(yù)警功能，能夠幫助企業(yè)實(shí)時(shí)捕捉郵件中的特定詞匯（如"合同"、"報(bào)價(jià)"、"退款"等），并及時(shí)通知管理員或相關(guān)負(fù)責(zé)人，有效降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，提升風(fēng)控效率。

核心價(jià)值：主動(dòng)防御敏感信息外泄、快速響應(yīng)突發(fā)事件、滿足合規(guī)審計(jì)要求。

二、網(wǎng)易企業(yè)郵箱的關(guān)鍵詞預(yù)警優(yōu)勢(shì)

• 精準(zhǔn)匹配：支持多種匹配模式（全詞/模糊/正則表達(dá)式）
• 多級(jí)通知：可同時(shí)向管理員和部門負(fù)責(zé)人發(fā)送預(yù)警通知
• 權(quán)限分離：預(yù)警規(guī)則配置權(quán)限與日常管理權(quán)限隔離，保障安全性
• 云端記錄：所有觸發(fā)的預(yù)警記錄自動(dòng)存檔，可追溯6個(gè)月以上
• 與企業(yè)微信集成：觸發(fā)后可通過(guò)企業(yè)微信實(shí)時(shí)推送提醒

三、詳細(xì)設(shè)置步驟

步驟1：登錄管理員后臺(tái)

使用管理員賬號(hào)登錄網(wǎng)易企業(yè)郵箱管理后臺(tái)（ex.mail.163.com），進(jìn)入【安全中心】-【郵件監(jiān)控】板塊。

步驟2：創(chuàng)建關(guān)鍵詞規(guī)則

點(diǎn)擊【新建規(guī)則】，在觸發(fā)條件中選擇【關(guān)鍵詞監(jiān)控】：

• 輸入需要監(jiān)控的關(guān)鍵詞（每行一個(gè)關(guān)鍵詞）
• 設(shè)置匹配方式：
  • 完全匹配：僅匹配完全相同詞組
  • 部分匹配：包含關(guān)鍵詞即觸發(fā)
  • 排除匹配：標(biāo)記需要忽略的關(guān)聯(lián)詞

示例：監(jiān)控"競(jìng)品"時(shí)建議同時(shí)設(shè)置排除詞"分析"，避免市場(chǎng)調(diào)研郵件誤報(bào)

步驟3：設(shè)置預(yù)警范圍

指定監(jiān)控對(duì)象：可選擇全公司、特定部門或個(gè)人賬號(hào)，支持按發(fā)件人/收件人組合過(guò)濾。

步驟4：配置通知方式

勾選以下通知渠道（可多選）：

• 郵件通知：發(fā)送到指定管理員郵箱
• 短信提醒：需預(yù)先綁定手機(jī)號(hào)
• 企業(yè)微信：通過(guò)關(guān)聯(lián)應(yīng)用推送
• 系統(tǒng)日志：在管理后臺(tái)生成記錄

步驟5：設(shè)置處理策略（可選）

高級(jí)功能可對(duì)觸發(fā)郵件執(zhí)行自動(dòng)操作：

• 將郵件標(biāo)記為待審核狀態(tài)
• 自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)到指定審查郵箱
• 禁止發(fā)送并通知發(fā)件人

四、最佳實(shí)踐建議

關(guān)鍵詞庫(kù)建設(shè)

建議分層設(shè)置關(guān)鍵詞：

避免誤報(bào)策略

• 為通用詞匯添加上下文限制（如"密碼"需出現(xiàn)在附件中）
• 設(shè)置部門白名單（財(cái)務(wù)部發(fā)送"轉(zhuǎn)賬"不觸發(fā)）
• 啟用學(xué)習(xí)模式：新規(guī)則先試運(yùn)行1周再正式啟用

定期優(yōu)化建議

1. 每月分析預(yù)警日志，調(diào)整無(wú)效規(guī)則
2. 根據(jù)業(yè)務(wù)變化更新關(guān)鍵詞庫(kù)（如新項(xiàng)目代號(hào)）
3. 每季度進(jìn)行模擬測(cè)試驗(yàn)證系統(tǒng)靈敏度

五、與其他功能的聯(lián)動(dòng)

1. 與郵件歸檔結(jié)合

觸發(fā)的郵件自動(dòng)納入歸檔系統(tǒng)的"敏感郵件"分類，保留完整原始數(shù)據(jù)。

2. 與離職管控配合

對(duì)已提交離職申請(qǐng)的員工自動(dòng)加強(qiáng)關(guān)鍵詞監(jiān)控（如"客戶名單"、"源代碼"）。

3. 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

通過(guò)【統(tǒng)計(jì)報(bào)表】-【安全報(bào)告】可查看：
? 關(guān)鍵詞觸發(fā)趨勢(shì)圖
? 高頻觸發(fā)部門排名
? 疑似違規(guī)類型分布

總結(jié)

網(wǎng)易企業(yè)郵箱的關(guān)鍵詞預(yù)警功能是企業(yè)信息安全防護(hù)體系的重要組成部分。通過(guò)科學(xué)設(shè)置關(guān)鍵詞庫(kù)、合理配置通知機(jī)制、持續(xù)優(yōu)化監(jiān)控策略，企業(yè)可以構(gòu)建起多層防御體系。該功能特別適合金融、法律、高科技等對(duì)信息敏感度要求高的行業(yè)，建議結(jié)合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景靈活運(yùn)用，既能有效管控風(fēng)險(xiǎn)，又能避免過(guò)度監(jiān)控影響工作效率。最終實(shí)現(xiàn)安全性與便捷性的最佳平衡。